Comecemos com uma reflexão: Dos últimos dez problemas que você teve que resolver no seu processo, quantos realmente eram novos? Um, dois, talvez três? A recorrência de problemas associados a causas comuns e processos mal estruturados é um realidade em boa parte das organizações e um grande potencial para uso de tecnologia e automação, como por exemplo as plataformas de mineração de processos e atividades.
Trabalhando sobre atividades manuais e repetitivas, ainda mais num contexto de análise melhoria de processos, é natural que analistas, especialistas e gestores se sintam frustrados, desmotivados e com grande quantidade de trabalho defasado ou desatualizado.
“Quando atuamos de forma amostral, manual e analógica sobre processos digitais, é comum que haja perda de agilidade e velocidade nos negócios”
As empresas que buscam estabelecer as bases para a automação de processos de negócios podem encontrar informações valiosas sobre fluxos de processos usando ferramentas de Task Mining e Process Mining. A mineração de processos ou atividades apresenta uma visão visualmente atraente e baseada em dados do desempenho do processo. Isso atrairá o interesse dos executivos seniores, que podem ver facilmente onde estão os problemas e as oportunidades. Hoje quero falar sobre um entrante nesse mercado, o Microsoft Process Advisor.
O que é o Process Advisor?
O Microsoft Process Advisor é a nova ferramenta de mineração de processos e atividades introduzida na Microsoft Power Platform. A mineração de processos ajuda você a otimizar com eficiência, sobre todos processos que ocorrem em plataformas digitais, identificando os caminhos críticos, a sequência de atividades e os tempos e gargalos do fluxo de trabalho que afetam o desempenho do processo. Você pode melhorar sua compreensão do que está acontecendo nos bastidores, comparando diferentes usuários, mapeando processos digitais efetivamente a partir de uma ferramenta digital.
Como funciona?
O Process Advisor permite que você e seus colaboradores capturem tarefas manuais por meio de gravações. Nesse sentido, a ferramenta se aproxima mais de uma solução de Task Mining do que Process Mining (que tem como base o log ou registro de processos transacionais). A partir dessas gravações, é criado um mapa de processo de forma visual junto de insights são fornecidos para simplificar a identificação de ineficiências e áreas para automação potencial.
Por exemplo, podemos gravar as atividades digitais para um processo de cadastro de cliente e comparar o desempenho, a partir de um fluxo visual, de diferentes usuários. Entre outros insights, o mapa mostra quais atividades levam mais tempo e quantas variações do processo de cadastro existem entre as diferentes caminhos do processo.
Sendo uma ferramenta integrada à Power Platform, possibilita integração com outras ferramentas como o Power Automate. Além disso, sendo uma solução Microsoft, tende a funcionar muito bem para aplicações dentro deste sistema operacional. Assim, oferece uma análise detalhada, que pode ser feita de maneira descentralizada com os usuários de negócio, permitindo que o escritório de processos e melhoria contínua tenha muito mais escalabilidade e velocidade. A ferramenta pode ajudar ainda a medir vários KPIs que podem empoderar os analistas e especialistas na tomada de decisão para melhoria do processo com base em um fluxo atualizado e bastante detalhado com cada um dos passos, telas e cliques.
O Process Advisor fornece ainda a capacidade de remover informações sensíveis dos usuários e das aplicações dessas sessões de gravação para que os dados confidenciais permaneçam privados. Assim, garantem isenção e segurança durante todo o processo.
Mercado
Existem outras ferramentas mais populares (e hoje mais completas) em termos de mineração de processos e atividades como Celonis, UiPath Process Mining, IBM Process Mining e outras. Essas ferramentas estão inseridas dentro de um contexto de automação inteligente de processos, RPA e Inteligência Artificial em busca da Hiperautomatização. Em geral são mais especilistas, integradas e possibilitam simulação, gerenciamento de exceções e outras funções que hoje o Process Advisor não possuo. Contudo, apesar de ter entrado tardiamente neste mercado, a Microsoft oferece uma solução com excelente custo benefício, simples de usar e acessível, mesmo que com funcionalidades mais limitadas. É uma estratégia para capturar mercados não explorados e usuários de negócios que já possuem acesso e contato com a suite Power Platform.
Resumo da Ópera
A mineração de processos e atividades tem sido usada de forma eficaz para analisar o estado atual do desempenho dos processos de negócios digitais, identificar áreas de melhoria e avaliar os resultados das melhorias de processos. Isso torna a tecnologia necessária para áreas de negócios, processos, melhoria contínua e RPA. Agora, a discussão não é se uma empresa irá utilizar Process Mining. A pergunta é quando e qual solução?
Gilberto Strafacci Neto
Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).