Robotic Process Automation (RPA) já deve estar no seu radar quando se trata de iniciativas tecnológicas orientadas a negócios e processos. Com foco em automatização e integração, tipicamente é uma solução orientada a resultados de produtividade. Nesse sentido, existem diversos caminhos e plataformas disponíveis. Mas esses benefícios valem o seu investimento para alcançá-los? A questão é: como calcular o retorno sobre o investimento (ROI) para RPA?
A ideia é apresentar o racional simplificado para estimarmos a ordem de grandeza inicial, sem considerar elementos tais como taxa interna de retorno, variabilidade dos custos mensais, flutuação do câmbio e outros elementos processuais que, sendo relevantes, deveriam compor um racional de cálculo mais estruturado.
Funções RPA
Antes de mergulhar nos detalhes do ROI para RPA, é importante entender os tipos de tarefas que o RPA é mais adequado para automatizar.
O RPA assume tarefas repetitivas que podem consumir uma quantidade significativa de tempo quando executadas pelos membros da equipe. Essas tarefas geralmente são funções administrativas ou de gerenciamento de dados. Essas tarefas são importantes para a operação diária de uma empresa, e erros nessas tarefas consomem recursos e podem custar caro.
Localizando os melhores processos para implementação de RPA
À medida que uma empresa adota a tecnologia RPA, ela sistematiza o processo de identificação das oportunidades de automatização com base em suas particularidades. Mas, em linhas gerais, quais tarefas devem ser priorizadas para a implementação inicial do RPA de uma empresa?
1.Tarefas baseadas em regras
Tarefas claramente definidas e baseadas em regras com poucas exceções são ideais para a uso inicial de RPA. Essas tarefas não exigem muita tomada de decisão humana para serem realizadas.
2.Tarefas de trabalho intensivo
Tarefas que exigem que os membros da equipe gastem mais de uma hora para serem concluídas são as principais candidatas à automação. Tarefas de trabalho intensivo são muitas vezes também demoradas. O RPA pode reduzir drasticamente a quantidade de tempo que essas tarefas consomem de sua equipe.
3.Tarefas com dados estruturados
Entradas e saídas no formato de dados com categorias definidas e pesquisáveis são ideais para automação. Existem ferramentas de Inteligência Artificial (IA) que podem ajudar a trazer a eficiência do RPA para dados não estruturados, mas, na maioria das vezes, essas ferramentas não serão usadas até que uma análise de ROI de RPA mostre o valor da automação.
Como isso se parece no mundo real?
Esses tipos de tarefas podem ser difíceis de visualizar. Por exemplo, podemos citar como algumas funções de uma plataforma de Customer Relationship Management (CRM) são potencialmente automatizáveis.
Ao usar seu sistema de CRM para enviar uma ação mensal para sua base de clientes, os dados geralmente precisam ser reformatados, ordenados e categorizados para o serviço de disparo de e-mails.
Esse é um processo bastante simples quando você tem apenas um CRM, uma segmentação e um e-mail para enviar, mas se você administra uma empresa que envia materiais de marketing para vários clientes, pode facilmente ter mais de um funcionário em tempo integral gastando até metade de sua semana extraindo informações do CRM para preparar a base para as campanhas. E isso é apenas um exemplo.
Ao usar o RPA para automatizar essas tarefas, sua equipe estará livre para usar esse tempo para mais trabalhos que exigem engenhosidade humana que os robôs simplesmente não são capazes de realizar.
Como calcular o ROI para projetos de RPA?
Agora que temos algumas informações sobre os tipos de tarefas mais adequadas ao RPA, podemos começar a examinar o ROI do RPA.
É importante lembrar que há mais de uma maneira de ver como o RPA beneficia um negócio. Há o benefício financeiro, claro, mas também há benefícios mais intangíveis, como a motivação dos funcionários ou custo de oportunidade de erros evitados.
Para obter uma visão completa do ROI da RPA, devemos observar os custos financeiros, os benefícios potenciais e como levar em consideração a parte humana da equação.
Qual é o custo real de implementação?
Como o software RPA é adaptado para cada empresa que o utiliza, não há uma resposta única para quanto o software custará. Deve-se notar que o RPA é relativamente barato em comparação com algumas soluções, mas irá depender da plataforma e o modelo de licenciamento.
Embora muitas empresas tenham funcionários de TI capacitados, a contratação de empresas de implementação de RPA podem economizar custos inicias. Um especialista interno de TI precisará dedicar tempo até aprender a projetar um sistema de RPA escalável, projetar o processo e implementá-lo.
Embora possa parecer que custaria menos, isso significa que seu especialista renunciará a outras funções por um longo período de tempo. Ao trazer especialistas de fora da sua empresa, você agiliza o processo e economiza tempo e dinheiro.
Em geral, podemos considerar os custos de licenciamento anuais, a infraestrutura, os custos de implementação, desenvolvimento e sustentação das automações. Com relação ao custo das licenças, vale avaliar o modelo e a ocupação potencial das mesmas para que o custo seja distribuído em mais de uma automação. Tipicamente, considerando o pacote padrão das empresas líderes de mercado e as licenças não atendidas desses pacotes, consideramos o custo dividido entre 4 ou 5 automações iniciais. Por esse motivo, inclusive, é importante iniciarmos a jornada de automatização com uma lista de processos e não uma única frente de trabalho.
Exemplo
Assim, vamos considerar um pacote inicial de licenças com um custo de R$72.000,00 anuais, dividido entre 5 automações. Falamos então de um custo mensal associado a licenças de R$1.200,00 por robô.
Com relação ao custo dos desenvolvimentos e custo de sustentação, estes podem ser aplicados diretamente sobre cada automação. Assim, imaginemos um robô de moderada complexidade com custo de desenvolvimento pontual de R$40.000,00 e custo de sustentação de R$1.000,00 por mês.
Chegamos, assim, que esse robô arbitrário, teria um custo no ANO 1, sem considerar o período de desenvolvimento, de R$5.333,34 mensais. Guardemos essa informação.
Recursos equivalentes em tempo integral (FTE)
Um FTE (full time equivalent) representa o número de horas equivalente a um funcionário em tempo integral. Por exemplo, para uma jornada de 8 horas por dia, 5 dias por semana, 52 semanas por ano, estamos falando de um FTE anual de 2080 horas.
A partir disso, é importante saber o tempo total consumido pela atividade manual, sem automação. Por exemplo, se um processo ocupa 9360 horas por ano, estamos falando de 4,5 FTE.
O FTE também pode ser traduzindo em valores, considerando o homem-hora correspondente. Consideremos um analista pleno com salário de R$2.000,00 resultando assim, com encargos, em um valor mensal de aproximadamente R$4.280,00 mensais.
ROI e Payback
Imaginemos agora, após medição e análise, que a automação proposta gera uma economia de 1,25 FTE, ou seja, 11700 horas por ano. Isso representa uma economia potencial ou custo evitado mensal de 1,25 x R$4.280,00 = R$5.350,00.
O ROI (Retorno sobre o Investimento) é calculado, considerando-se um determinado período, dividindo-se (Ganhos – Custos) pelos Custos, de tal forma, que no primeiro ano temos um ROI aproximado de (5350 – 5334)/5334 = 0%. Já no segundo ano, temos o mesmo ganho mas sem o custo de desenvolvimento, o que representa um custo mensal de R$2.400,00 mensais para automação.
Assim, considerando dois anos (uma boa janela para projetos), estamos falando de um ROI de (R$128.400,00 – R$92.808,00/ R$92.808,00) = 38%.
Já o Payback, de forma simplificada, é a razão entre o investimento (ou custo) e os ganhos. Considerando o ano 1, podemos calcular Payback aproximado de = R$64.008,00/R$64.200,00 = 1 . Ou seja, essa automação se paga completamente em 12 meses.
O que é bom?
O primeiro passo é estabelecer essas métricas e criar um histórico. Muitas organizações não possuem a sistemática de avaliar ou medir os ganhos sob essa ótica econômico-financeira e desperdiçam a possibilidade de criar uma base de conhecimento e gerar benchmarks internos.
Se aproximar da área responsável por aprovação de orçamentos, controle de gestão e análise de investimentos também é fundamental. Definir e medir ganhos deve ser uma disciplina do COE RPA com responsabilidade compartilhada, principalmente na sua validação, junto a área de negócios. Por isso é importante que esse racional esteja implementado o quanto antes com registro documentado e com aprovação dos principais stakeholders.
Interpretando o resultado fictício, estamos dizendo que uma automação de moderada complexidade se paga em 12 meses desde que economize um pouco mais de um FTE. Essa análise e esse critério, contemplando automações de baixa, média e alta complexidade é importante para inclusive direcionar a busca ativa de temas, construindo um backlog que potencialmente já está orientado a um resultado relevante para os gestores e alta direção.
Claro que é importante se estabelecer o comprimisso: a área responsável deve realizar esses ganhos ou demonstrá-los de tal forma a validar o caso de uso. Esse alinhamento precisa ser formalizado e deve ser a base para o início do desenvolvimento.
Por exemplo, em um grande cliente que atendemos aqui no Brasil, foi estabelecido um racional orientado prioritariamente a ganhos tangíveis, considerando os custos e modelo de licenciamento anual para um payback de 12 meses com demonstração de redução efetiva no orçamento:
- Automação Pequena: Ganho mínimo de 1,0 FTE por dois anos
- Automação Média: Ganho mínimo de 2,0 FTE por dois anos
- Automação Complexa: Ganho mínimo de 4,0 FTE por dois anos.
Claro, esses números são apenas um exemplo e não devem representar a realidade da sua organização. Obviamente RPA gera ganhos maiores do que o resultado objetivo de FTE e esse racional poderá ser explorado em outro artigo. De qualquer forma, vale refletir sobre a importância da sua organização realizar uma discussão clara e transparente sobre as medidas de sucesso da tecnologia de RPA a partir do levantamento real de custos, exploração dos modelos de licenciamento e que seja definida a forma de investimento entre a área de tecnologia e negócios. Também, o alinhamento formal sobre como serão demonstrados os resultados para que assim iniciativa tenha sucesso e o mínimo de frustrações.
Gilberto Strafacci Neto
Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).