Um dos principais desafios dos líderes e patrocinadores responsáveis pela automação de processos de negócios, que tem RPA (Robotic Process Automation) como espinha dorsal, é demonstrar, de forma objetiva e comparativa, o real valor gerado pela iniciativa.
De um lado existem dificuldades em se estabelecer o custo real das automações considerando-se preparação, desenvolvimento, licenças de software, infraestrutura, operação. manutenção e melhoria contínua. Essa dificuldade ocorre em função da própria complexidade de identificação de todos os custos e porque os mesmos muitas vezes estão distribuídos em diferentes centros de custos.
Por outro lado, existe grande dificuldade em se definir o que é valor, uma vez que esse conceito depende da expectativa do stakeholder e do cliente do processo automatizado, variando de ganhos em performance até redução de riscos ou a efetiva redução de custos e otimização do fluxo de caixa.
Tomando como base a perspectiva econômico-financeira, tendo o CFO como o principal patrocinador da iniciativa de automação de processos (curiosamente não é o CTO ou CIO) esse artigo propõe fatores críticos de sucesso e um modelo de avaliação mais objetivo.
Fatores Críticos de Sucesso à Iniciativa de Automação de Processos
Cinco elementos-chave são necessários para um programa de automação bem-sucedido: patrocínio, demonstração de resultados, seleção e preparação de processos, operação e melhoria contínua e sinergia.
Patrocínio
Todos os programas de automação de sucesso partem de um alinhamento de expectativas a através de um patrocinador do nível estratégico que educa e direciona os líderes de processos sobre o valor esperado a partir da implementação dos robôs. O patrocinador, portanto, precisa ter compreensão de todos os componentes que permeiam a iniciativa desde a identificação até a sustentação passando por processos, tecnologias, infraestrutura, segurança, governança, orquestração e gestão da mudança. O patrocinador desenvolve e nutre a demanda por automação na organização, estimula o desenvolvimento de boas e melhores práticas e monitora (ou controla) os resultados junto com a evolução e aumento do volume de processos automatizados.
Demonstração de Resultados
Na perspectiva do CFO, a automação de processos de negócios é uma alavanca para otimização do fluxo de caixa livre pois pode antecipar receitas, reduzir custos fixos e variáveis. Em alto nível, o fluxo de caixa mede as entradas e saídas de uma empresa em determinado período. Nessa conjuntura, dizer que um fluxo é positivo significa que os ativos líquidos de uma empresa estão aumentando. O fluxo de caixa livre, adicionalmente, é o saldo que você tem disponível na sua empresa. Ou seja, é aquele dinheiro que fica sobrando depois que você faz todos seus pagamentos. Nessa perspectiva a demonstração de resultados parte da premissa da sensibilização efetiva do fluxo de caixa validada contabilmente.
Seleção e preparação de processos
“Pense grande, comece pequeno e o quanto antes” – Um pipeline forte de processos potencialmente automatizáveis é essencial para uma iniciativa bem-sucedido. A seleção efetiva de processos considera, através da volumetria e frequência, o ganho em tempo através dos robôs e também com menor nível de retrabalho e melhor tempo de resposta, sensibilizando diretamente o fluxo de caixa. Tipicamente, a seleção vem acompanhada da preparação dos processos para que o fluxo de desenvolvimento seja mais efetivo, partindo de regras de negócio claras.
Operação e Melhoria Contínua
Trabalhadores digitais são ativos e, em muitos casos, são pagos antecipadamente. Dessa forma, é fator crítico de sucesso garantir a efetiva utilização desses recursos para se criar mais valor ao mesmo tempo que se otimiza filas, horários de execução e paralelismo. Além disso, os robôs podem e devem evoluir em valor e performance ao longo do tempo. Isso significa considerar a sua equipe de sustentação como responsável também pela adaptação e melhoria contínua dos processos automatizados.
Sinergia e Responsabilidade
TI e negócios precisam se unir. Ao implementar a automação de processos de negócio, a TI deve estar envolvida deve fazer parte do COE como facilitadora do processo em termos de software, infraestrutura, acessos, ambientes e dados. O CIO geralmente possui a infraestrutura necessária para a execução e implantação dos robôs, de modo que a colaboração entre a TI e as unidades de negócios precisa ser confirmada no primeiro dia do programa.
Existem modelos onde o desenvolvimento e a sustentação ocorrem fora da TI e essa opção deve ser considerada por envolver diretamente o orçamento de negócios, gerando maior engajamento e responsabilização em termos da demonstração de resultados efetivos.
Afinal, o Real Valor da Automação
A economia líquida gerada após a automação de processos de negócio pode ser considerada como o fluxo de caixa incremental, a partir dos processos robotizados.
O custo por processo inclui todos os custos associados à automação, não só desenvolvimento. Mesmos que por rateio, engloba software, infraestrutura,operação e manutenção.
Esse modelo representa uma estrutura que permite avaliar, de forma simples, objetiva e comparativa, a medida de sucesso do seu programa de automação. Ele também oferece uma maneira de se esclarecer os custos ocultos e como esses custos ocultos afetam seu ROI. Como objetivo, buscamos VIA>1
Por último, a importância da Escala
Escala é uma das palavras mais mal utilizadas em no contexto de automação pois tipicamente considera o número absoluto de robôs e não o potencial de automatização de uma organização. Ter mais de 100 automatizações em produção pode ser muito ou pouco dependendo do contexto, da complexidade e do tamanho da empresa.
A escala é um resultado que impacta diretamente no valor da iniciativa de automação, maximizando os ganhos e reduzindo o custo por robô, principalmente em modelos onde o investimento na tecnologia é feito de forma antecipada. Muitas iniciativas de RPA falham exatamente por não atingir escala que é uma condição que se obtém a partir da preparação, da velocidade e da capacidade de seguir demonstrando resultados e das boas práticas apontadas.