As 5 principais dúvidas respondidas sobre RPA e Automatização de Processos

Robotic Process Automation (RPA) é uma nova ferramenta tecnológica que automatiza partes ou atividades inteiras de processos de negócio. Com esta tecnologia, robôs na forma de software executam uma sequência de passos através de diversos sistemas da mesma forma que uma pessoa seria necessária para fazer. RPA possibilita o transporte de informações entre sistemas de forma automática, podendo digitalizar de forma segura, rápida e eficiente diversos processos.
Sendo uma tecnologia recente e com grande potencial para as áreas de negócio com uma abordagem menos invasiva e mais próxima das práticas de melhoria de processos, é natural que existam diversas dúvidas sobre sua aplicação, viabilidade, segurança e escalabilidade. Dessa forma, selecionei alguns pontos que entendo serem relevantes a partir das principais dúvidas que tenho ouvido recentemente.

1. Com que rapidez o RPA pode ser implementado?

Há um estigma sobre as iniciativas de tecnologia: são lentas, caras e pouco próximas da linguagem das áreas de negócio. Com o crescimento da agilidade e a pressão por resultados em cenários de incerteza, há uma demanda crescente por entregas menores e constantes e com resultados percebidos de forma mais tangível num curto espaço de tempo.
O RPA pode iniciar localmente com algumas automatizações isoladas para experimentação. De fato, uma automatização RPA de baixa complexidade leva no máximo semanas para ser desenvolvida e operacionalizada. Contudo, não se trata apenas da automatização, é importante desenvolvermos uma estratégia de RPA para a organização.
Para o RPA ser implantado em nível corporativo, devemos considerar o levantamento das iniciativas com maior ROI, o desenvolvimento, a operação e a governança. Nesse sentido, é possível estruturar o RPA como um programa fim a fim em um período de seis a doze meses.

2. Como a organização pode acelerar a iniciativa de RPA?

O salto da primeira automatização para escalar a iniciativa para a organização não é necessariamente natural ou fácil. Muitas organizações iniciam a experimentação de RPA de forma local, na área de negócios, sem suporte da alta direção e sem apoio da área de TI.
O primeiro fator crítico é pensar RPA como uma estratégia e um processo contemplando a gestão da demanda, o desenvolvimento, a operação e a governança. Outro fator crítico de sucesso é o apoio e alinhamento constante entre as áreas de negócio e TI de tal forma que a abordagem seja ágil, segura não invasiva e altamente mensurável.
RPA deve ser entendido como uma ferramenta para acelerar a transformação digital e principalmente a melhoria de processos na organização. Por ser uma abordagem com menor custo de execução comparativamente às outras frentes de tecnologia, possibilita que muitas ações que eram caras se tornem viáveis.
RPA possui alta sinergia com programas de melhoria de processos como Lean Six Sigma e PDCA que podem servir de alavanca, permitindo que o RPA seja utilizado dentro de um contexto sistemático de condução de projetos altamente orientado a dados. Isso permite que os processos sejam melhorados antes da automatização e que oportunidades operacionais sejam rapidamente e naturalmente levantadas pelas áreas de negócios.
Em suma, uma prática de automação bem oleada e madura terá funções e responsabilidades claramente definidas, matriz e cadência de escalonamento e um modelo operacional de automação abrangente. Há co-propriedade entre os departamentos de TI e de negócios e, tipicamente, uma parceria estratégica com um provedor terceirizado.

3. RPA é seguro?

Há dois aspectos a serem considerados com relação a essa pergunta: a segurança das pessoas com relação a iniciativa e sua natural resistência à automatização de processos e todas as questões relacionadas à operação dos robôs e riscos de acesso à informações sensíveis da organização por terceiros.
Primeiramente é necessário termos clareza que é muito provável que a automatização com RPA substitua atividades humanas, repetitivas e de baixo valor agregado. Obviamente, então, é importante que as organizações considerem e avaliem como esse ganho de produtividade pode e deve elevar para um outro nível a capacidade de análise e tomada de decisão das equipes que devem ser repensadas nesse novo cenário.
A iniciativa de RPA pode servir de alavanca para possibilitar que as pessoas dediquem mais tempo à melhoria de processos, inovação e solução de casos de negócio. Poucas empresas tem integrado o RH à iniciativa de RPA e isso possui um grande potencial no que tange o empoderamento dos times e avaliação de ganhos residuais com a produtividade. Capacitar a liderança e organizar os times de forma diferente, faz parte da gestão da mudança proveniente da ampliação da automatização dos processos.
Com relação à segurança da informação, é importante a proximidade da área de segurança de TI e arquitetura da solução com o provedor da plataforma de automatização para que todos os temas estejam corretamente endereçados. É importante entender se a organização possui uma estratégia de servidores dedicados ou de uma solução na nuvem para que as iniciativas estejam integradas.
Muitas plataformas de automatização, como por exemplo a UiPath, se orgulham de sua segurança e nível de conformidade. Inclusive, muitas agências governamentais dos EUA gerenciam seus robôs na plataforma UiPath. O UiPath Orchestrator pode gerenciar milhares de robôs, fornecendo visibilidade em tempo real do desempenho e utilização do robô.

4. Há ganhos além de produtividade com RPA?

Sim. Organizações em todo o mundo gastam milhões por ano relacionados à criação de relatórios. Eles contratam recursos altamente qualificados para vasculhar várias fontes de dados antes de fazer o download, transformar, agrupar, transformar os dados novamente e finalmente apresentar os dados por meio de relatórios.
O primeiro ganho é de produtividade, o segundo ganho é com o custo de oportunidade dos recursos humanos com atividades mais nobres e o terceiro ganho é o aumento da densidade digital possibilitando a geração de insights a partir de relatórios mais precisos e a criação de novos modelos de negócios.
RPA pode ser facilmente integrado à IA e ML para que as organizações possam selecionar conjuntos de dados de melhor qualidade, caso ainda não o façam. Os gestores podem coletar e consumir muitas informações de mercado para atender a sua métrica principal de economia para uma organização. Os mesmos gerentes podem ser auxiliados no processo de coleta de dados por robôs, permitindo que as equipes desenvolvam melhores estratégias.
Imagine um mundo onde não precisamos fazer análises amostrais e podemos definir modelos e fazer avaliações com base em nossa criativade, entendendo que os dados estão totalmente disponíveis. Esse é um dos potenciais do RPA integrado com IA, ML e Big Data.

5. Como calculamos o ROI para o RPA? Como medimos o sucesso da RPA?

Uma forma indireta de medir a sua iniciativa de RPA é a jornada e experiência do cliente interno. Os processos executados pela sua equipe na sua organização devem ser totalmente digitais, enxutos, sem tempo de espera, com alta visibilidade e, principalmente, frictionless e touchless, ou seja, sem atrito e sem necessidade de toques. Toda informação, facilmente disponível para gerar valor ao negócio o mais rápido possível
Indo para aspectos mais tangíveis, podemos destacar:

1. Redução de custos
2. Impacto da receita
3. Impacto na produtividade

Processos automatizados com bom ROI possuem um payback de 3 meses a 12 meses mas, considerando a estratégia da organização, os ganhos podem ser indiretos, desde que sejam claros e alinhados à estratégia da organização.
Dessa forma, a partir desses pontos, é possível pensar sua iniciativa de RPA de forma rápida, segura, escalável, rentável e mensurável. Para tanto, é importante pensar RPA como uma estratégia ou um programa e não somente uma automatização local. Com essa abordagem, terá mais chances de sucesso nessa jornada de transformação digital de dentro para fora.

Gilberto Strafacci Neto

Partner da Practia Global no Brasil (http://practia.global) e Diretor de Operações do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Especialista em Análise de Desempenho de Empresas pela FGV, Master Black Belt, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).