Não é incomum, quando uma conversa sobre governança é iniciada, partirmos do pressuposto que esse conceito está bem definido, entendido e já foi interiorizado pelos agentes envolvidos na discussão. Mas, se você pesquisar no Google a palavra “governança”, será informado de que existem pelo menos 98.400.000 referências a esse termo. Isso já cria uma suspeita de que esse termo é abrangente e que pode ser aplicado em diferentes contextos.
Mesmo assim, tentarei fornecer uma definição simples e explicar por que é tão importante que as organizações, tanto nos setores público e privado, incorporem princípios e práticas da boa governança em suas atividades diárias de negócios principalmente num contexto de práticas e projetos ágeis.
O que significa Governança?
“Governança é o sistema pelo qual as entidades são dirigidas e controladas. A governança se preocupa com a estrutura e os processos de tomada de decisão, prestação de contas, controle e comportamento. A governança influencia como os objetivos de uma organização são definidos e alcançados, como o risco é monitorado e tratado e como o desempenho é otimizado”
A governança é um sistema e um processo, não uma atividade única e, portanto, a implementação bem-sucedida de uma estratégia de boa governança requer uma abordagem sistemática que incorpore planejamento estratégico, gestão de risco e gestão de desempenho. Como a cultura, é um componente central das características únicas de uma organização de sucesso.
Por que a boa governança é importante?
As razões fundamentais pelas quais as organizações devem adotar boas práticas de governança incluem preservar e fortalecer a confiança das partes interessadas. Nada distrai mais uma organização do que ter que lidar com um grupo de partes interessadas descontente causado pela falta de confiança no corpo diretivo. E pelo lado positivo, uma base de stakeholders solidária pode gerar benefícios para a organização por meio do suporte social e emocional, atributos intangíveis, mas muito valiosos, que todas as organizações devem se esforçar para alcançar e sustentar. A boa governança cria confiança e segurança entre as partes envolvidas.
Para fornecer a base para uma organização de alto desempenho, a realização de metas e o sucesso sustentável são requeridas contribuições e apoio de todos os níveis de uma organização. O Conselho, apesar das boas práticas de governança, deve fornecer a estrutura para planejamento, implementação e monitoramento do desempenho e, sem uma base para construir medidas de eficácia, eficiência e melhoria contínua, o alcance desse objetivo torna-se problemático.
“A obtenção do melhor desempenho através de resultados tangíveis e visíveis, dentro das capacidades existentes, deve ser o objetivo contínuo de uma organização”
A relação entre as entidades e as pessoas está mudando.
Se o mundo da governança distribuída não era difícil o suficiente para se navegar em primeiro lugar, a rápida evolução da tecnologia, economias em mudança, convulsões socioeconômicas e novas demandas institucionais o tornaram mais complicado do que nunca.
Para garantir que a organização esteja bem posicionada para responder a um ambiente externo em constante mudança, os negócios hoje devem operar com alta capacidade de resposta. A tecnologia criou a era da informação que transformou nosso mundo e, para que as empresas sobrevivam e permaneçam lucrativas, para que possam cumprir sua missão e alcançar sua visão, um sistema de boa governança ágil deve estar em vigor para ajudar uma organização a operar adequadamente frente a esse ambiente externo e tendências emergentes.
Esse processo de compreensão do nosso mundo em mudança não acontece por acaso, requer liderança, comprometimento e recursos do corpo diretivo para estabelecer e manter tal sistema dentro da organização. A mudança geralmente não acontece “da noite para o dia”, está lá para todos verem se eles têm um sistema de busca. Os órgãos de governo, como os líderes finais de uma organização, devem assumir a responsabilidade principal por esta atividade.
Governança e Agilidade
Antes de se discutir o papel de uma metodologia ágil no gerenciamento de projetos e até mesmo sobre negócios, é importante entender o que sua organização possui, exige e realmente necessita de uma perspectiva de governança e conformidade.
Aqueles que estão envolvidos diretamente com governança e conformidade não estão tentando adicionar uma sobrecarga burocrática e desnecessária aos projetos e aos métodos, mas sim garantir que haja um ambiente seguro e controlado para o seu projeto operar.
Numa perspectiva de boa governança, minimamente algumas perguntas devem ser respondidas acerca de uma iniciativa ou projeto:
- O projeto está alinhado com as necessidades atuais do negócio?
- O projeto oferece valor ao negócio?
- A saída está claramente definida em termos de prazos, custos e requisitos de negócios?
- O projeto pode ser monitorado e medido de forma transparente?
- Existem riscos claramente definidos e gerenciados?
- O projeto está em conformidade com os requisitos regulamentares?
Simplesmente olhando para essas perguntas, qualquer gerente de projeto ágil pode derivar abordagens para satisfazer essas necessidades sem comprometer os princípios ágeis. É natural que práticas e sistemáticas emerjam dessas necessidades, com bom senso, agregando valor à discussão de ambos os lados: agilidade se beneficia da boa governança e vice e versa.
Alinhamento de Necessidades de Negócios
O negócio precisa ser capaz de avaliar se o projeto ágil se alinhará aos objetivos estratégicos da sua organização. Considerando que qualquer projeto ágil começa com uma visão e um roteiro de projeto, deve ser evidente que seu projeto teve que considerar as necessidades estratégicas do negócio como entrada tanto para a visão quanto para o roteiro do produto.
Embora as metodologias ágeis não enfatizem grandes volumes de documentação, elas não defendem a ausência de documentação. Assim, deve haver documentação produzida no início de qualquer projeto ágil, onde os objetivos de negócios e o alinhamento estratégico sejam observados e considerados no projeto.
De fato, não importa a metodologia, qualquer projeto bem-sucedido requer objetivos quantificáveis do negócio que podem ser medidos no final do projeto para determinar o sucesso da entrega. Portanto, seus projetos ágeis precisam ser medidos em relação a esse objetivo, e seria observado na documentação do projeto que esse objetivo não é apenas considerado, mas como esse projeto ágil contribuirá ou atenderá a esse objetivo.
Saídas claras do projeto
As metodologias ágeis, mais do que muitas outras abordagens, dependem de um conjunto de saídas claramente definidas. O que pode confundir algumas partes interessadas nos negócios é que, apesar da adaptação constante, a necessidade de entrega de valor é um resultado esperado e estável. Pensar que não há expectativa em termos das saídas de projetos ágeis é normalmente um equívoco impulsionado pela baixa adesão da organização às disciplinas ágeis, pois um projeto ágil bem executado exige que as histórias de usuários sejam apoiadas por tarefas e saídas claramente definidas como parte do planejamento do sprint, por exemplo.
Gestão de Riscos em Projetos Ágeis
Como acontece com qualquer projeto que não esteja totalmente concluído no momento em que a primeira tarefa de construção é iniciada, sempre existe o risco de que algumas saídas não sejam totalmente compreendidas até serem alcançadas. Essa é base da iteração e adaptação, principalmente em projetos de escopo aberto ou mais flexível.
Algumas partes interessadas podem ter dificuldade em se adaptar a esse risco inerente, mas o contra-argumento (e a força do ágil) é que a natureza adaptativa mitiga o risco de insucesso e é menos arriscado do que um grande design pré-determinado que pode estar completamente fora das necessidades do mercado e dos valores do negócio.
Um trabalho importante ao se discutir governança sobre um projeto ágil é enfatizar continuamente às partes interessadas que as metodologias baseadas em Agile não são desestruturadas ou caóticas, mas mais orientadas ao feedback e à adaptação para um contexto emergente. Enquanto metodologia, pode e deve se apoiar em gestão visual, métricas e análise conjunta. Nesse sentido, uma abordagem colaborativa e evolucionária (sem ruptura) é fator crítico de sucesso.
Atendendo às regulamentações
Uma das preocupações finais de qualquer comitê de governança será em torno de quaisquer requisitos regulatórios que possam ser necessários serem atendidos. Desde que esses requisitos sejam entendidos no início do projeto, uma metodologia baseada em Agile não deve ser menos compatível. Projetos ágeis ainda podem produzir a documentação necessária do produto e incorporar padrões de software, segurança ou gerenciamento de dados como parte das saídas do projeto.
Na verdade, os projetos ágeis geralmente podem cumprir melhor os requisitos regulatórios, dividindo-os em tarefas menores e mais fáceis de quantificar e avaliar. Uma coisa a ser observada é não cair na armadilha de apenas atender aos requisitos regulatórios em iterações ou lançamentos posteriores, pois eles podem adicionar retrabalho substancial em vez de abordá-lo desde o início como parte do desenvolvimento contínuo.
Em resumo, a governança engloba os processos pelos quais as organizações são dirigidas, controladas e responsabilizadas. Inclui a autoridade, responsabilidade, liderança, direção e controle exercidos em uma organização e podem criar valor adicional e coexistir em um mundo mais ágil. Ou mais, as práticas de boa governança são fundamentais para uma organização que quer ser ágil dentro das expectativas e diretrizes, principalmente de organizações tradicionais.
Gilberto Strafacci Neto
Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).