Nos últimos anos, empresas de todos os setores têm buscado incessantemente a eficiência operacional. Entre as abordagens adotadas, destacam-se os conceitos do Lean e do Robotic Process Automation (RPA). Ambos têm demonstrado grande potencial na promoção do orçamento base zero (OBZ), uma abordagem de orçamento que permite maior controle e eficiência nos gastos organizacionais. Vamos explorar como o Lean e o RPA podem ajudar as empresas a atingir seus objetivos de OBZ.

OBZ Revisitado

O Orçamento Base Zero (OBZ) tem sido revisitado no momento atual das organizações devido a uma série de fatores, especialmente no contexto da pandemia da COVID-19. Durante e após a crise sanitária, muitas empresas enfrentaram dificuldades financeiras e operacionais, levando-as a repensar suas estratégias de orçamento e a buscar maior eficiência e flexibilidade.

Orçamento Base Zero (OBZ) teve sua origem nos Estados Unidos, pela Texas Instruments Inc., durante o ano de 1969. Foi adotado pelo Estado da Geórgia no governo Jimmy Carter, com vistas ao ano fiscal de 1973. As principais características são: análise, revisão e avaliação de todas as despesas propostas, e não apenas das solicitações que ultrapassam o nível de gasto já existente; todos os programas devem ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo orçamentário.

“Mais do que orçamento, base zero”

O OBZ não utiliza o orçamento do ano anterior ou despesas no estabelecimento de um novo orçamento, uma vez que as circunstâncias e as finanças da organização podem ter mudado. Ao construir um orçamento a partir de uma base zero, todas as despesas devem ser justificadas. Tal fato ajuda a controlar os gastos, porque o orçamento é montado a partir de zero, em vez de ser construído em cima daquilo que foi gasto durante o período prévio final, sendo que, na maioria das vezes, esses números já estão poluídos.

É claro que é muito mais rápido e cômodo fazer o Orçamento Base Histórica (OBH), no qual são colocadas como previsão de receitas e despesas as mesmas do ano anterior, sem levar em conta um planejamento estratégico para o ano, ou sem levar em consideração o andamento de seus concorrentes. Alguns benefícios na implantação do Orçamento Base Zero para a gestão são: Dar informações detalhadas sobre o funcionamento de cada despesa; Chamar a atenção para excessos; Facilitar o processo de decisão; Eliminar despesas não necessárias.

Lean: Reduzindo o Desperdício e Aumentando a Eficiência

O Lean, uma filosofia de gerenciamento originada no Sistema Toyota de Produção, tem como objetivo eliminar desperdícios e otimizar processos. O foco está na identificação e redução de atividades que não agregam valor ao cliente, minimizando o tempo e os recursos necessários. Ao aplicar o Lean no contexto do OBZ, a empresa cria um ambiente onde as despesas são continuamente revisadas e reavaliadas, o que permite maior flexibilidade e eficiência no orçamento.

Robotic Process Automation: Automatizando Tarefas Repetitivas

O Robotic Process Automation (RPA) é uma tecnologia emergente que permite a automação de tarefas repetitivas e manuais. Essas tarefas geralmente envolvem a coleta, processamento e transferência de informações entre sistemas. Ao utilizar o RPA no contexto do OBZ, as empresas podem automatizar e otimizar processos que antes consumiam tempo e recursos valiosos, reduzindo os custos operacionais e aumentando a eficiência.

Apesar dos benefícios claros do Lean e do RPA na promoção do orçamento base zero, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para conectar essas iniciativas. Uma das principais razões para isso é a falta de compreensão sobre como essas metodologias podem ser efetivamente integradas. Além disso, a orientação do Lean e do RPA para OBZ é muito mais focada no estado futuro (TO BE) do que no estado atual (AS IS). Isso significa que as empresas precisam ter uma visão clara de seus objetivos e estar dispostas a investir no desenvolvimento e na melhoria contínua de seus processos.

O workshop Kaizen, uma técnica amplamente utilizada no Lean, é fundamental para ações de implementação rápida e melhoria contínua. Durante um workshop Kaizen, as equipes trabalham juntas para identificar oportunidades de melhoria, desenvolver soluções e implementá-las em um curto espaço de tempo. Essa abordagem colaborativa e prática permite que as empresas experimentem rapidamente novas ideias e aprendam com os resultados.

Para garantir o sucesso na conexão entre Lean, RPA e OBZ, as empresas devem investir em treinamento e conscientização de seus funcionários, bem como na criação de uma cultura organizacional que apoie a inovação e a melhoria contínua. Isso inclui incentivar a colaboração entre as equipes, estabelecer metas claras e mensuráveis e promover a responsabilidade compartilhada pelos resultados.

Integrando Lean e RPA para Promover o Orçamento Base Zero

Aqui estão algumas etapas-chave para implementar o Lean e o RPA em sua estratégia de OBZ:

1. Mapeamento de Processos: Identifique os processos em sua organização que podem se beneficiar do Lean e do RPA. O mapeamento de processos ajuda a entender o fluxo de trabalho atual e revelar áreas de melhoria.
2. Eliminação de Desperdício: Aplique os princípios do Lean para identificar e eliminar atividades que não agregam valor. Isso pode incluir a redução de retrabalhos, espera e movimentação desnecessária.
3. Identificação de Tarefas Automatizáveis: Avalie quais tarefas repetitivas e manuais podem ser automatizadas com o RPA. Isso geralmente inclui atividades que envolvem a entrada e processamento de dados.
4. Implementação do RPA: Desenvolva e implemente soluções de RPA para automatizar as tarefas identificadas. Isso pode envolver a criação de robôs de software para executar atividades específicas, como preenchimento de formulários e transferência de dados.
5. Monitoramento e Melhoria Contínua: Estabeleça métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso das iniciativas Lean e RPA. Use essas informações para ajustar e aprimorar continuamente seus processos.

Assim, a adoção do Lean e do RPA pode ser um catalisador poderoso para a implementação do orçamento base zero nas organizações. Ao identificar e eliminar atividades que não agregam valor, automatizar tarefas repetitivas e manuais e promover a melhoria contínua por meio de workshops Kaizen, as empresas podem otimizar seus processos e alcançar maior eficiência e flexibilidade em seus orçamentos. No entanto, é essencial que as organizações estejam dispostas a investir tempo e recursos para integrar essas iniciativas e estabelecer uma cultura que apoie a mudança e a inovação.

Gilberto Strafacci Neto

Chief of Strategy da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY®