Quando não alcançamos os resultados em um projeto, trata-se de uma falha de planejamento ou execução? Ordenando o pensamento, a discussão sobre planejamento é muitas vezes negligenciada frente à execução, mas é entender a forma de atuar, através de planejamento, é igual ou mais importante que a efetiva realização do plano. Afinal, nem todo problema requer a mesma abordagem, forma de organização e ciclo de entregas.
Adicionalmente, cada vez mais há uma tendência em descentralizarmos e darmos mais autonomia às equipes. Para que possam tomar boas decisões, é importante que estejam estabelecidos critérios para avaliação de cenários e escolha de abordagem ou do mapa mental.
As decisões, a depender do contexto, podem ser altamente complexas e dependem de diferentes mecanismos e condições para maximizar as chances de sucesso. Ou seja, a mesma forma de tratar um problema pode ter resultados melhores ou piores dependendo das condições de contorno. Como as equipes de projeto podem encontrar a técnica de tomada de decisão certa para cada situação?
Duas ferramentas ajudam a responder a esta pergunta: a Matriz de Stacey Matrix e o Framework Cynefin.
O que é Matriz de Stacey ?
A matriz Stacey foi desenvolvida por Ralph Douglas Stacey, professor de administração da Hertfordshire Business School, no Reino Unido. É uma estrutura de regras para diferenciação entre ambientes, tais como, o simples, o complicado, o complexo e o caótico, também chamado de anarquia.
Ela oferece uma estrutura simplificada que ajuda a decidir qual abordagem adotar ao gerenciar projetos e processos, por exemplo, uma abordagem mais ágil ou um procedimento mais tradicional e preditivo. No entanto, uma vez que as decisões são sempre feitas da mesma maneira, a Matriz Stacey também é geralmente usada na seleção de técnicas de tomada de decisão.
O eixo horizontal da Stacey Matrix é o eixo “Como”. Representa a forma como uma decisão deve ser tomada ou um desafio deve ser superado para alcançar o melhor resultado possível.
O eixo vertical é o eixo “O que”. Representa os objetivos que precisam ser alcançados e os benefícios para o cliente. Ao tomar uma decisão, tanto os objetivos quanto os benefícios para o cliente que precisam ser alcançados ou cumpridos e a melhor maneira possível de alcançá-los podem ser mais ou menos conhecidos ou desconhecidos.
Em minha opinião, o Stacey Matrix é uma ferramenta eficaz para chegar a uma avaliação inicial da técnica de tomada de decisão apropriada: Qual técnica de decisão tem mais probabilidade de atingir o resultado desejado? Se a situação de decisão for “simples” ou “complicada”, geralmente são usados processos padrão e abordagens enxutas. Se, por outro lado, é “complexo” ou mesmo “caótico”, deve-se utilizar técnicas de tomada de decisão ágeis.
O que é o Cynefin Framework?
O Stacey Matrix é muito semelhante em conteúdo ao chamado Cynefin Framework de Dave Snowden. Cynefin é a palavra do galês antigo para habitat. O Cynefin é uma estrutura desenvolvida pela IBM no início do milênio e posteriormente aprimorada por David Snowden.
O objetivo central da estrutura é fornecer aos tomadores de decisão uma bússola para ajudá-los a avaliar melhor uma situação ou problema e usá-la para derivar a técnica de tomada de decisão apropriada.
O Cynefin Framework tem cinco sistemas, os primeiros quatro dos quais coincidem com o Stacey Matrix.
1. Sistemas simples
“Óbvio” ou “simples” é a categoria das melhores práticas. Falamos de “óbvio” porque existe uma relação claramente reconhecível entre causa e efeito, que também é conhecida. Assim, nos encontramos em um contexto no qual as questões são resolvidas pela aplicação de técnicas de decisão existentes e testadas.
2. Sistemas complicados
Questões e desafios complicados também podem ser resolvidos usando técnicas comprovadas de tomada de decisão. No entanto, as relações de causa e efeito entre as questões individuais são tão variadas e numerosas que conhecimento especial é necessário e deve ser investigado explicitamente para compreendê-las. É o domínio das boas práticas.
3. Sistemas complexos
Os sistemas complexos são, ao contrário dos sistemas complicados, desordenados, de modo que as relações de causa e efeito não podem mais ser reconhecidas com previsão, mas apenas em retrospecto. Para sistemas complexos, a experiência e o empirismo são utilizados. Nesse ambiente, as técnicas de tomada de decisão aplicadas devem, portanto, levar em consideração a experiência e o know-how da equipe do projeto, de forma iterativa, incremental e adaptativa.
4. Sistemas caóticos
Em sistemas caóticos, nenhuma relação de causa-efeito pode ser identificada. O sistema pode reagir a entradas idênticas com saídas diferentes porque está em constante mudança. A equipe do projeto deve fazer uso de técnicas de tomada de decisão com foco na resposta às urgências, reduzindo impactos, assumindo riscos e sem pretensões de aprendizado à priori.
5. Sistemas confusos ou desordenados
O estado de confusão ou desordem existe quando não está claro qual tipo de sistema está envolvido. As equipes de projeto, em seguida, recuam para sua zona de conforto, ou seja, eles tomam decisões com base apenas em sua experiência existente, sem levar em conta a situação real. Antes que as decisões possam ser tomadas aqui, uma redução deve ser feita, se necessário dividida em etapas individuais.
Em sistemas simples / óbvios, a questão do significado está em primeiro plano, seguida pela categorização e resposta. Sabe-se o que o cliente precisa e como chegar lá.
No padrão de ação para sistemas complicados, a questão do significado também está em primeiro plano. A técnica correta de tomada de decisão deve então analisar o que o cliente deseja antes que a ação descreva o caminho para a solução.
No caso de sistemas complexos, a técnica de decisão deve primeiro apoiar a investigação, especialmente porque em sistemas complexos são usados valores de experiência. O benefício para o cliente pode ser calculado a partir da experiência para reagir em conformidade.
Em sistemas caóticos, não há base na qual se possa confiar. Até o resultado pode ser diferente nas mesmas condições. As técnicas de decisão utilizadas são baseadas em pré-condições necessárias e úteis. Isso significa que as equipes de projeto / tomadores de decisão primeiro agem ou testam antes de perguntar sobre o benefício para o cliente.
Para que as equipes de projeto possam entender qual técnica de decisão se encaixa em qual sistema, faz sentido sobrepor a Matriz Stacey à Estrutura Cynefin.
O objetivo é tornar mais fácil para as equipes de projeto escolherem a técnica de decisão certa, para que “canhões em formigas” não sejam disparados. No mundo dos projetos de hoje, as equipes de projeto devem ser capazes de reagir rapidamente às mudanças. Tomar decisões é um desafio diário para equipes de projeto ágeis. Cada equipe de projeto deve conhecer várias técnicas de decisão e ser capaz de usar a técnica de decisão “certa” para a melhor solução possível. O mapeamento da técnica de decisão no modelo Cynefin apóia a seleção. Nesse sentido: Use o modelo Cynefin para sua próxima seleção de decisão e procure a melhor solução possível.
Gilberto Strafacci Neto
Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).