Baixa complexidade, ganhos rápidos, seguro e escalável: Essas são algumas qualidades que envolvem atribuídas à tecnologia de RPA nas organizações. Porém, o erro está em acreditar que é fácil implementar essa jornada ou que boas práticas não são necessárias. Infelizmente, muitas iniciativas de tecnologia, inclusive de RPA, falham por falta de visão, planejamento e organização.
Destacamos aqui alguns passos e boas práticas que podem reduzir dores na jornada de automatização e assim facilitar na demonstração de valor e resultados, com menores retrabalhos para líderes de processos e tecnologia.
1- Antes de mais nada, alinhe as expectativas.
Fundamentalmente é importante apresentar os passos da jornada RPA com os envolvidos, alinhando as expectativas aos interesses da empresa. É fundamental definir critérios de sucesso ( e insucesso). As partes interessadas devem estar ciente das etapas, dos riscos e das particularidades do uso da tecnologia.
2- Busque apoio.
RPA é complexo pois envolve processos e tecnologia. Além disso, é pautado por uma necessidade grande de demonstração de ROI. Nesse sentido, conte com parceiros experientes no tema para apoiar na construção da visão e encurtar a curva de aprendizado da organização.
3- RPA é tecnologia, mas não só isso.
Processos, infraestrutura, tecnologia, acessos, dados, ambientes e demonstração de resultados. O RPA possui diversas características que envolve diversas áreas. Crie um comitê de discussão e deixe claro papéis e responsabilidades.
4- Processos são Pessoas.
Não importa a mudança, nunca subestime as pessoas. Coisas acontecem e deixam de acontecer por conta do não envolvimento de pessoas. Jamais acredite que algo possa ser imposto. Seja um agente da mudança e pense a tecnologia com uma plataforma de empoderamento.
5- Comece pequeno, sonhe grande.
Defina um escopo, selecione um backlog interessante e crie um roadmap para auxiliar o começo da jornada. Comece pequeno, demonstre retorno rápido e escale suas automações a partir de casos de sucesso.
6- Melhoria contínua deve ser um mantra.
Automatizar é, antes de mais nada, liberar tempo da sua equipe para pensar em como melhorar os processos e criar mais valor. Pense a estratégia de negócios antes da tecnologia e potencialize resultados de forma tangível. Além disso, pense que os trabalhadores digitais também evoluem e você pode criar melhoria contínua do processo após o primeiro ciclo de automatização.
7- Documente sempre.
Cada etapa deve ser documentada, através de manuais, instruções, planos de contingência. Crie rotinas de auditoria documental, revisão das documentações e melhoria documental.
Assim, revisite esses 7 passos, avalie quais deles cabem para sua organização e reflita como a iniciativa de RPA pode ser iniciada e melhorada.