Estratégias de Redução de Custo para RPA

Estratégias de Redução de Custo para RPA

A Robotic Process Automation (RPA) revolucionou a forma como as empresas operam, permitindo a automação de processos manuais e repetitivos, levando as eficiências operacionais significativas. No entanto, assim como qualquer iniciativa tecnológica, a RPA vem com seus próprios custos. Neste artigo, abordaremos a importância do Retorno sobre Investimento (ROI), os principais custos associados à RPA e estratégias eficazes para sua redução.

O que é ROI?

ROI, ou Retorno sobre Investimento, é uma métrica financeira frequentemente usada para medir a probabilidade de ganhar um retorno de um investimento específico. É calculado dividindo-se o benefício líquido do investimento pelo custo total do investimento e é geralmente expresso como uma porcentagem.

No contexto de RPA, o ROI ajuda as empresas a entenderem o valor que a automação traz em relação aos custos incorridos em sua implementação e manutenção.

A Importância do Monitoramento Contínuo de Custos e Promoção da Melhoria Contínua em Iniciativas Tecnológicas

Em um cenário empresarial em constante evolução, impulsionado pela tecnologia, as empresas se esforçam para se manterem à frente da concorrência. Investir em novas tecnologias pode ser um diferencial significativo. No entanto, sem um monitoramento adequado dos custos e uma abordagem de melhoria contínua, esses investimentos podem rapidamente se transformar em armadilhas financeiras.

O Papel Vital do Monitoramento de Custos

1. Prevenção de Surpresas Orçamentárias: Custos não monitorados podem sair do controle rapidamente. Um acompanhamento regular permite que as empresas identifiquem desvios e tomem medidas corretivas em tempo hábil.
2. Otimização de Recursos: Ao analisar os custos em tempo real, as empresas podem realocar recursos para áreas que oferecem o melhor retorno sobre o investimento, garantindo que cada centavo seja bem gasto.
3. Tomada de Decisão Baseada em Dados: Um monitoramento constante fornece dados valiosos que podem informar decisões estratégicas, desde a expansão de uma iniciativa tecnológica até sua descontinuação.

Melhoria Contínua: Um Imperativo para o Sucesso

A melhoria contínua não é apenas um conceito; é uma necessidade em um mundo tecnológico. As empresas que não se adaptam e evoluem estão destinadas a ficar para trás. Através da melhoria contínua:

1. Mantém-se a Relevância: A tecnologia e as necessidades do cliente estão sempre mudando. A melhoria contínua garante que as soluções permaneçam pertinentes e eficazes.
2. Maximiza-se o Valor do Investimento: Ao revisar e ajustar regularmente, as empresas podem garantir que obtenham o máximo valor de seus investimentos em tecnologia.
3. Cultiva-se uma Cultura de Excelência: Uma abordagem de melhoria contínua incentiva a inovação e a excelência, promovendo uma cultura empresarial que busca sempre o melhor.

O Risco de Ignorar o Monitoramento de Custos

Muitas iniciativas de tecnologia falham devido a uma estimativa inadequada e monitoramento de custos. Segundo um estudo do Project Management Institute (PMI), em seu relatório “Pulse of the Profession” de 2018, aproximadamente 9,9% de cada dólar investido em projetos foi desperdiçado devido ao desempenho ruim do projeto. Uma das principais razões para esse desempenho insatisfatório é a falta de monitoramento e controle de custos.

Outro dado alarmante é que, segundo a pesquisa da McKinsey em parceria com a University of Oxford, 17% dos grandes projetos de TI vão tão mal que podem ameaçar a própria existência da empresa. Muitas vezes, essas falhas catastróficas são resultado de orçamentos que saem do controle.

Principais Custos Associados à RPA

1. Licenças de Software: Estas são as licenças necessárias para executar bots de RPA. Dependendo do fornecedor, podem existir diferentes modelos de licenciamento.
2. Infraestrutura: Isso inclui o hardware necessário para executar os bots, bem como qualquer infraestrutura relacionada à cloud.
3. Desenvolvimento e Implementação: Custos associados à criação, teste e implementação de bots.
4. Manutenção e Sustentação: Assim como qualquer software, os bots precisarão de manutenção regular.
5. Treinamento: As equipes precisam ser treinadas não apenas para criar, mas também para gerenciar e manter os bots.
6. Integração com Sistemas Legados: Em muitos casos, a RPA precisa ser integrada a sistemas existentes, o que pode incorrer em custos adicionais.

Estratégias de Redução de Custo

1. Optar por Soluções Open-Source: Existem ferramentas de RPA open-source que podem ser uma alternativa viável a soluções pagas.
2. Maximizar a Utilização de Bots: Em vez de ter um bot para cada tarefa, considere ter bots multifuncionais para aproveitar ao máximo sua licença.
3. Treinamento Interno: Em vez de contratar especialistas externos, invista no treinamento de sua equipe interna.
4. Reutilização de Componentes: Reutilizar componentes e lógicas em vários bots pode economizar tempo e reduzir custos de desenvolvimento.
5. Monitoramento e Análise de Desempenho: Isso ajuda a identificar rapidamente problemas ou ineficiências que podem ser corrigidos, evitando custos adicionais no longo prazo.
6. Avaliação Regular do ROI: Ao avaliar regularmente o ROI, você pode identificar quais bots estão proporcionando valor e quais podem precisar de ajustes ou desativação.

Conclusão

Em um mundo onde a tecnologia desempenha um papel crucial no sucesso dos negócios, o monitoramento contínuo dos custos e a promoção da melhoria contínua não são apenas boas práticas – são essenciais. Ignorar essas práticas pode não apenas resultar em desperdício de investimento, mas também em falhas significativas que podem ameaçar a viabilidade de uma empresa. Por isso, as empresas devem priorizar essas práticas e incorporá-las em sua cultura e operações diárias.

A RPA oferece um potencial significativo para melhorar a eficiência operacional e reduzir custos em várias funções empresariais. No entanto, para maximizar esses benefícios, é crucial adotar uma abordagem estratégica para gerenciar os custos associados à implementação e manutenção da RPA. Ao considerar cuidadosamente cada investimento e adotar estratégias de redução de custo, as empresas podem garantir um ROI saudável e sustentar o sucesso de longo prazo de suas iniciativas de RPA.

 

Gilberto Strafacci Neto

Vice-Presidente do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br) e Chief Strategy Officer da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, Especialista em Ciência de Dados, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).

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