45% dos líderes empresariais que participam de uma pesquisa de recente da PwC acreditam que o RPA se tornará, num curto espaço de tempo, uma tecnologia revolucionária, mudando drasticamente o ambiente de trabalho, a relação entre as pessoas e a rotina dos processos.

Ao usar o RPA, as empresas podem agilizar processos, liberar recursos, alcançar qualidade superior e cometer menos erros. Mas, no entanto, é importante, como líderes e gestores, estarmos ciente de que o RPA parte das pessoas, cria valor para elas e é mantido por profissionais que devem ser cada vez mais capacitados e preparados.

Além do RH ser um potencial cliente relevante das automatizações, é fundamental que ele seja envolvido no processo de capacitação da força de trabalho e também no processo de adoção e gestão da mudança.

Por que RPA para RH?

Para entender o impacto que o RPA pode ter nas atividades de RH, vamos primeiro considerar as capacidades das plataformas de RH existentes. Cada vez mais, os softwares de RH são capazes de ajudar em processos cruciais como contratação de funcionários, gerenciamento de desempenho, aprendizagem online e administração da folha de pagamento. Muitas soluções de RH mais recentes são móveis, fáceis de usar e orientadas por análises. Além disso, eles podem até se integrar com a mídia social, permitir a colaboração interna e aumentar o envolvimento dos funcionários.

Ao mesmo tempo, essas tecnologias de RH provavelmente encontrarão os mesmos obstáculos que os softwares de ERP no que diz respeito à comunicação com sistemas legados. A integração de um novo software de RH, por melhor que seja, especialmente quando envolve a substituição total ou mesmo parcial de um sistema legado, pode exigir uma quantidade substancial de atividades manuais para integração e tráfego de informações, dados e relatórios.

Em vez de ficar atolado por problemas de sistemas legados não integrados, a maioria dos softwares RPA são capazes de preencher perfeitamente essa lacuna, atuando de maneira pouco invasiva na camada hoje realizada por, por exemplo, analistas. Além disso, a automatização dos processos a partir do RPA irá forçar a identificação e melhoria das deficiências nos processos existentes, aumentando a precisão do processamento da folha de pagamento ou diminuindo o envolvimento humano necessário para integrar um novo funcionário.

Onde utilizar RPA no RH?

Embora o RPA possa ser aplicado em quase todos os setores, o RH é um espaço menos considerado no início da jornada de digitalização. Porém, como os processos de RH são tipicamente de alto volume e repetitivos, o RPA tem o potencial de melhorar significativamente os processos, como nos exemplos abaixo:

Recrutamento e integração: quando se trata de contratar novos funcionários, geralmente há uma montanha de papelada envolvida. Felizmente, os robôs de software RPA são capazes de ajudar no preenchimento e processamento de formulários rapidamente e com o mínimo de erros. Assim que as informações de um novo colaborador são transferidas para o banco de dados da empresa, a RPA pode notificar os novos funcionários de que sua papelada foi processada com sucesso.

Gestão de Pessoas: a maioria das empresas experimenta flutuações na frequência de certas operações, como processamento de pedidos. Como o número de robôs de software que executam um processo pode ser facilmente aumentado ou reduzido, o RPA pode eliminar amplamente a necessidade de contratar e demitir funcionários para acompanhar a demanda transacional ou sazonal. Em vez disso, as empresas podem contar com robôs de software para atender a essas variações de demanda.

Fusões e aquisições (F&A): muitas vezes, as fusões e aquisições podem ser uma dor de cabeça para RH, principalmente se a integração das plataformas das empresas envolvidas forem incompatíveis. O RPA é capaz de conectar vários sistemas sem exigir uma reestruturação da configuração existente, criando uma jornada digital sem atritos entre sistemas diferentes.

Folha de pagamento: especialmente quando uma empresa tem folha de pagamento semanal ou um número considerável de funcionários, a conclusão das tarefas da folha de pagamento envolve grandes volumes de entrada de dados. Como a folha de pagamento é altamente repetitiva, é um processo que pode ser automatizado com RPA para aumentar a precisão e reduzir o tempo de processamento.

Gerenciamento de dados: os departamentos de RH são constantemente inundados com dados sobre funcionários atuais e anteriores, contratados e estagiários, geralmente em vários escritórios e filiais da empresa. E muitos desses dados estão em fluxo constante: cada vez que um funcionário se muda, por exemplo, há uma mudança no endereço – e talvez no número de telefone residencial – que precisa ser registrada. O RPA é capaz de gerenciar esses dados sem a necessidade de que funcionários atualizarem essas informações manualmente no sistema de RH. Adicionalmente, com o aumento da densidade digital, podemos utilizar a inteligência para prever comportamentos e identificar desvios.

RPA como uma solução Pós-Pandemia

Embora o RPA não seja a única solução para aumentar a automação dos processos, é cada vez mais viável utilizar essa tecnologia em um contexto de rápido crescimento ou retomada de demanda. Isso pois, é pouco invasivo e com baixo custo relativo de aquisição.

As empresas enfrentaram, em sua maioria, um enxugamento da força de trabalho em função da pandemia. Com a retomada prevista da demanda, e considerando a manutenção da eficiência operacional, é natural que contratações sejam limitadas e avaliadas com muito cuidado. Dessa forma, há um desafio importante em crescer de forma inteligente, com baixo custo e com poucos recursos.

Além disso, a pandemia colocou no radar dos executivos e dos gestores a tecnologia e a digitalização como ferramentas fundamentais na criação de valor, no estabelecimento de vantagens competitivas e na continuidade operacional.

Dessa forma, o RPA e a força de trabalho digital devem ser considerados ao longo de toda a organização como uma forma de garantir a produtividade mantendo a saúde e segurança dos colaboradores que estão passando de forma sistemática pela exaustiva demanda adicional de trabalho. É uma perspectiva interessante: o RPA como uma ferramenta de empoderamento da força de trabalho, promovendo uma jornada para o cliente interno sem atritos e muito mais eficiente e inteligente.

Aplicada de forma adequada, a tecnologia do RPA pode intensificar a moral e promover a motivação intrínseca a partir da criação de valor, desenvolvimento da autonomia e possibilitando que as pessoas criem e utilizem os seus próprios assistentes pessoais robóticos.

Gilberto Strafacci Neto