As filosofias de gestão evoluíram, as tecnologias evoluíram, os processos são cada vez mais digitais e dados são gerados continuamente de de maneira extensiva ao longo das mais diversas cadeias de valor. Mesmo assim, boa parte das organizações continuam monitorando processos de forma amostral, segmentada e analisando dados históricos com latência e de um período de tempo pouco representativo. Além disso, os processos são desenhados com a certeza que não irão representar todas as particularidades dos possíveis caminhos críticos e assim que forem finalizados, já estarão defasados.
“Estamos tentando lutar uma batalha, num mundo digital, com ferramentas manuais”
O Process Mining funciona extraindo conhecimento através de logs de eventos prontamente disponíveis dos mais diferentes sistemas de informação a fim de possibilitar que visualizemos os processos de negócios (e todas as suas variações) como realmente são.
O termo Process Mining foi cunhado pela primeira vez em uma proposta de pesquisa escrita pelo cientista da computação holandês Wil van der Aalst. Assim, começou um novo campo de pesquisa que surgiu sob o guarda-chuva de técnicas relacionadas à ciência de dados e ciência de processos na Universidade de Eindhoven, em 1999. No início, as técnicas de mineração de processos eram frequentemente complicadas e limitadas. No ano de 2000, foi desenvolvido o primeiro algoritmo de aplicação prática para descoberta de processos, o Alpha Miner. No ano seguinte, em 2001, um algoritmo muito semelhante baseado em heurísticas chamado Minerador Herurístico foi introduzido nos trabalhos de pesquisa. A partir desses algoritmos iniciais, a tecnologias tem evoluído cada vez mais em termos de visualização, funcionalidades e aplicabilidade no contexto empresarial.
A mineração de processos é frequentemente mal interpretada como um campo relacionado à ciência de dados. A mineração de processos deve ser vista como uma ponte entre a ciência de dados e a ciência de processos. A mineração de processos se concentra em transformar o registro digital de eventos em uma representação significativa do processo para fins de análise, visualização, modelamento, controle e simulação.
A mineração de processos é uma a tecnologia que também integra diferentes áreas das organizações como negócios, processos, melhoria contínua e tecnologia, permitindo que os usuários entendam completamente como seus principais processos de negócios são executados e encontrem as ineficiências que atrapalham o se desempenho, antes de tomarem ações inteligentes e automatizadas para remover lacunas no processo.
Volumetria, tempos, esperas, desvios e retrabalhos são algumas análises tipicamente realizadas através de Process Mining para fins de entendimento do estado atual e proposição de melhorias. Process Mining possui valor intrínseco por criar valor em termos de gestão, mas principalmente extrínseco por direcionar as iniciativas de melhoria de processos e automatização com RPA (Robotic Process Automation), por exemplo.
Processos candidatos à Process Mining são aqueles que tipicamente são realizados sobre plataformas tecnológicas transacionais como ERP ou CRM e que ocorrem ao longo de diversos departamentos, com alta volumetria, e possuem diversos caminhos críticos.
Os processos de negócios tipicamente candidatos Purchase-to-Pay (P2P), Order-to-Cash (O2C) ou processos de Atendimento ao Cliente, por exemplo. E embora quase todas as empresas tenham alguma versão desses processos como a espinha dorsal de seus negócios, há muitos outros processos que são candidatos a análise, uma vez que prioritariamente ocorrem em plataformas digitais.que oferecem suporte às operações diárias de uma empresa, incluindo:
- Processos de contas a pagar;
- Processos de contas a receber;
- Processos de cadastro de clientes e fornecedores;
- Processos de gerenciamento de pedidos;
- Processos de gerenciamento de estoque;
- Pontos de contato da jornada do cliente.
Esses são apenas alguns exemplos, é claro. Além disso, empresas diferentes definem determinados processos de maneira diferente, dependendo de suas necessidades de negócios, dos sistemas que usam e de outras variáveis. As surpresas quando vemos os processos através de Process Mining são inevitáveis.
Complementar à disciplina de Business Intelligence que refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações em forma de métricas e indicadores, aqui estamos falando de criação de um Gêmeo Digital, ou seja, uma representação virtual do processo real, como um algoritmo, que possibilita acompanhamento das transações e construção de cenários, com simulações.
Por sua natureza, os processos não são estáticos (e nem deveriam), ainda mais em ambientes digitais voláteis. Para acompanharmos a velocidade dos processos é importante o uso de tecnologia para transformarmos os dados em valor, ou seja, acompanharmos cada passo das transações em tempo real. Assim, monitorar os processos de forma digital e online é fator crítico de sucesso para qualquer organização que busca monitorar as atividades críticas das suas cadeias de valor e maximizar experiência do cliente a partir de uma jornada otimizada.
Mercados dinâmicos forçam mudanças: as expectativas dos clientes, novas linhas de produtos, aquisições, mudanças geográficas e qualquer outra coisa podem impactar a capacidade de um processo funcionar em seu ótimo de operação.
“Qualquer análise manual e amostral, cada vez mais, é representativa de um período de tempo muito pequeno, gerando a percepção de retrabalho e defasagem às áreas de processos. Process Mining é uma tecnologia fundamental para digitalização das área de processos, entre outras.”
Em suma, Process Mining é como um Raio-X do seu negócio, fornecendo às empresas os insights que precisam não apenas para identificarmos as lacunas nos processos, mas para entendermos o motivo pelo qual os desvios estão acontecendo, assim como o impacto que estão gerando. Com esse Raio-X é possível simularmos ações e medirmos os resultados após sua implantação, aumentando a previsibilidade em um mundo de cada vez mais incertezas.
Gilberto Strafacci Neto
Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).