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Certamente nos deparamos em projetos onde as areas não possuem nada documentado e afirmam que conseguem manter a organização, por meio do controle das execuções. Pois eu acredito que possuem um certo grau de verdade na afirmação, mas insisto que é com uma documentação consistente que podemos garantir a padronização da execução seja passada da mesma forma a todos os colaboradores.

Passei por anos no chamado “chão de fábrica”, época em que me orgulho pois sempre fui consideravelmente curioso e buscava entender por que as atividades eram realizadas da forma que eram, e que não fosse possível realizá-la de uma maneira mais fácil. Logo percebi que na verdade o que eu buscava era mais agilidade nas execuções das atividades transacionais.

Então através de um documento chamado VSM (Value Stream Mapping ou Mapeamento do Fluxo de Valor) entendi que existem atividades que não agregam valor mas permanecem no processo por entendimento que seriam necessária, mas quando retiradas, e com alguns pequenas melhorias (chamado de Kaizen), deixam de ser realizadas mas o processo continuava em sincronia. Incrível, pois reduzir etapas poderiam deixar o processo mais enxuto e ao mesmo tempo mais rápido, pois teriam menos etapas.

Depois de alguns anos, já em cargos considerados estratégicos para algumas organizações, pensavam muito como reduzir esforços poderiam dar mais qualidade e produtividade para as atividades. Utilizamos a SIPOC para entender o que estávamos entregando que era esperado dos processos, então propusemos um plano de ação, mitigando retrabalhos, menos tempo em atividades de baixo valor agregado e mais tempo em atividades que poderiam impactar a qualidade da entrega da cadeia de valor.

O que eu percebi com os dois casos acima?

Que os processos devem ser tratados como ativos para as empresas assim como os recursos humanos, são verdadeiras preciosidades, pois se bem gerenciados irão te entregar a melhor performance com a qualidade esperada.

Além disso, um bom processo pode servir como base a estratégia da organização, pois irá sincronizar os recursos organizacionais com a mudança desejada.

Utilize a gestão de processo como ferramenta de integração com os demais componentes da organização.

Adaptado de: Burlton, 2001.

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