Se sua empresa não tem Home Office, está perdendo tempo.

Recentemente saíram diversos artigos que demonstram, a partir de pesquisas, que escritórios open space são a moda mais burra de todos os tempos no que tange a produtividade de seus colaboradores. Recentemente também a Microsoft anunciou uma jornada de trabalho de 4 dias no Japão e os resultados de aumento de produtividade foram surpreendentes.

Um estudo com 47.264 trabalhadores publicado na Inc.com descobriu que boa parte dos colaboradores se imaginariam mais felizes e mais produtivos se tivessem escritórios particulares. Talvez, então, falte um último tema a ser explorado, e se trabalharmos de casa?

Dada a evidência esmagadora, estou convencido de que permitir que os funcionários trabalhem em casa é uma estratégia de gerenciamento muito inteligente, ainda mais do que oferecer escritórios particulares. Estratégia inteligente nesse contexto é como “uma estratégia de fácil implementação que aumenta a receita e reduz os custos”. Um aumento rápido, mas permanente da produtividade.

Muito poucas estratégias de gerenciamento atendem a esses critérios. O downsizing, por exemplo, reduz custos, mas mata a receita. Centralizar e descentralizar é demorado. Reorganizar o layout open space é notoriamente inútil e demorado. E, embora os modismos de gerenciamento funcionem perfeitamente no PowerPoint, eles sempre deixam de ser exibidos na vida real.

Entretanto, existe uma estratégia de gerenciamento que é facilmente implementada e aumenta imediatamente a produtividade, reduzindo os custos: permitindo que os funcionários trabalhem em casa e remotamente, em vez de forçá-los a entrar no escritório todos os dias. Isso oferece enormes benefícios financeiros:

1. Aumenta a produtividade dos funcionários.

Em um estudo de referência citado na Harvard Business Review, os funcionários de um call center tiveram a opção de se voluntariar para trabalhar em casa por nove meses. Metade dos voluntários o fizeram; a outra metade era o grupo de controle e, portanto, continuava trabalhando no escritório todos os dias.

O estudo revelou que as pessoas que trabalham em casa completaram 13,5% mais ligações do que a equipe do escritório – o que significa que o Call Center recebeu quase um dia de trabalho extra por semana com elas.

Outro estudo, este da Gallup, descobriu que os funcionários que trabalham em casa três a quatro dias por semana têm 33% mais chances de se “sentirem envolvidos” e 15% menos propensos a se sentirem “não envolvidos” do que os funcionários que se reportam ao escritório cada um. dia. Numerosos estudos descobriram que o aumento do envolvimento dos funcionários aumenta a produtividade.

2. Reduz o Turnover.

O custo da rotatividade de funcionários é enorme – muito maior do que a maioria das pessoas, mesmo os gerentes, assumem. Dependendo do estudo, o recrutamento, a contratação e o treinamento de um substituto após a saída de um funcionário podem custar até dois anos completos do salário desse funcionário. Supondo, é claro, que você possa encontrar um candidato qualificado – uma tarefa muitas vezes difícil.

No estudo citado acima, os funcionários que trabalhavam em casa relataram “satisfação no trabalho muito maior” e “saiam voluntariamente da empresa na metade da taxa de pessoas no escritório”.

Além de diminuir o turnover, uma política de trabalhar em casa pode facilitar o recrutamento de novos funcionários. Isso é especialmente verdadeiro para a geração millenial notadamente preferem a comunicação via eletrônica, em vez de pessoalmente ou por telefone.

3. Reduz os custos das instalações.

Um estudo recente da Universidade de Sydney com mais de 47.000 trabalhadores mostrou que eles são mais felizes e mais produtivos no trabalho se tiverem escritórios particulares completamente fechados. No entanto, esse estudo teve uma omissão importante: não tratou o trabalho em casa como uma alternativa testável.

Quando os funcionários podem trabalhar em casa para realizar tarefas que exigem concentração e sem distrações, é menos provável que exijam privacidade e silêncio quando entrarem no escritório. Portanto, permitir que os funcionários trabalhem em casa pode ser a melhor maneira de obter os custos mais baixos das instalações de um projeto open office sem comprometer a produtividade.

Oferecer internet e utensílios domésticos, a partir de bonificação aos colaboradores que fazem home office, é potencialmente mais barato do que o custo de infraestrutura de um escritório.

4. Isso resulta em menos dias de doença.

Segundo o Bureau of Labor Statistics, cerca de 2,8 milhões de dias úteis são perdidos a cada ano devido ao absentismo. Para algumas empresas, isso resulta em uma perda de US$1 milhão todos os dias.

No entanto, quando os funcionários podem trabalhar em casa, é mais provável que o façam quando estão doentes, porque são poupados do estresse de viajar e interagir com outros funcionários.

Tão importante quanto, enquanto eventualmente trabalham em casa, não estão transmitindo suas doenças e germes para seus colegas de trabalho, o que é um grande problema, especialmente em escritórios de plano aberto. Além disso, trabalhar em casa também limita a exposição dos funcionários à rodovia e acidentes na jornada, reduzindo custo de afastamento.

5. Reduz os custos da folha de pagamento.

A folha de pagamento é uma das maiores despesas para a maioria das pequenas empresas, consumindo até 30% da receita bruta de uma empresa e mais (e muito mais) se a empresa for uma startup e ainda não gerar muita receita.

Felizmente, o trabalhador médio está disposto a ter um corte de 8% no salário quando for permitido trabalhar em casa, de acordo com a American Economic Review. Isso faz todo o sentido quando você considera que trabalhar em casa reduz ou mesmo elimina muitas horas por semana gastas no deslocamento, tempo que pode ser gasto com outras coisas.

Assumindo custos de folha de pagamento de 30% e uma margem líquida de 3%, uma redução de 8% nos custos de folha de pagamento resulta em um aumento de cerca de 3% na margem líquida, dobrando efetivamente sua lucratividade. E lembre-se, isso não está contando com a produtividade 13% maior e as outras reduções de custo descritas acima.

No geral, fica claro que a estratégia de gerenciamento de permitir que seus trabalhadores estejam em casa é bastante interessante. Ainda mais porque a concorrência provavelmente ainda está dependente da crença irracional de que é eficaz torcer o braço de todos para que entrem no trabalho todos os dias.

Claro, vale se atentar que existem limitações e desafios relacionados ao perfil da organização, a característica do posto de trabalho e a mentalidade dos gestores. Definir como será compartilhamento da cultura organizacional, o desenvolvimento do senso de progressão, as sessões de feedback e até questões operacionais do controle de horas e as plataformas de comunicação são relevantes dentro dessa estratégia.

Gilberto Strafacci Neto

Diretor de Operações do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br) e da Practia Brasil (www.practia.global). Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).