O que podemos aprender com as falhas de RPA?

A Automação de Processos Robóticos, ou RPA, é uma solução altamente tecnológica com potencial de agregar incontáveis benefícios para as organizações, e qualquer profissional que tenha a oportunidade de ver isso de perto desenvolve uma intenção genuína de implementá-la.

Porém, para obter sucesso é preciso entender que RPA não é uma ferramenta de TI, mas uma solução de gestão e melhoria do negócio.

É justamente essa falta de entendimento e de organização para que o projeto seja implantado adequadamente que faz com que 30 a 50% dos processos de RPA fracassem ainda nas etapas iniciais. Apesar de ser um índice relativamente alto, a tecnologia em si é o motivo de menor impacto.

Segundo dados divulgados pela Forbes, 54% das falhas em projetos de tecnologia ocorrem devido a um gerenciamento inadequado, enquanto os problemas técnicos representam apenas 3%.

De forma geral, para que a tecnologia – seja ela qual for – traga todos os benefícios que promete entregar, é preciso primeiro saber quais são os objetivos a serem alcançados. Ou seja, definir que vai implementar a RPA para alcançar maior eficiência e produtividade não é suficiente.

Deve-se traduzir isso para termos práticos, por meio de dados reais e metas atingíveis e mensuráveis, incluindo os investimentos e retornos financeiros esperados.

Liderança do projeto

Uma característica comum em gestores mal preparados é não saber a importância de conhecer os processos cotidianos da organização, bem como seus pontos fracos e fortes. Para dar início à implantação de qualquer projeto de melhoria – seja tecnológico ou não – é necessário buscar um conhecimento aprofundado para traçar um diagnóstico completo do que pode e deve ser melhorado, bem como saber como se chegou até ali e os desafios que foram encontrados na trajetória.

Infelizmente, muitos líderes focam em uma abordagem que prioriza a entrega rápida e menosprezam as etapas iniciais. Portanto, a RPA é uma solução cuja implantação necessita ser guiada por profissionais especializados em grandes projetos, e não por líderes de TI.

Deve também haver um entendimento adequado da importância de realizar adequadamente os projetos iniciais. Porém, é comum que essa fase seja subestimada e cumprida com o mínimo esforço.

Para evitar que ocorram falhas graves de gestão é muito importante entregar o projeto de implantação de RPA a um profissional especializado nesse tipo de gerenciamento, pois ele saberá liderar e organizar com sucesso.

Após o diagnóstico já citado é necessário criar um roadmap que inclua as funções e responsabilidades de cada um dos colaboradores – e até parceiros – envolvidos, além de definir metas para cada etapa, o que envolve data e objetivos específicos a serem cumpridos, e sempre que possível mensurá-los por meio de indicadores.

Expectativas financeiras

Todo projeto de grande proporção como esse deve ter também um profissional encarregado pelos orçamentos e gestão financeira, para que os custos e retornos estejam alinhados às expectativas da gestão. Quando falamos em RPA é preciso reforçar que os retornos positivos traduzidos em números (receita) dependem de um conhecimento amplo do negócio e de metodologias específicas de mensuração.

Afinal, a maior parte dos benefícios obtidos com a RPA são mensuráveis qualitativamente em curto prazo e quantitativamente em médio ou longo prazo. Assim, o responsável financeiro, junto do gestor principal do projeto e daquele diagnóstico realizado no início, consegue traçar métodos e prazos para colher os resultados financeiros.

Essa função é de grande importância e deve estar presente em todas as etapas do roadmap para não haver frustração e o andamento não ser interrompido antes da implantação total.

Essas são apenas duas das maiores causas que levam um projeto de RPA a não prosperar. Os outros motivos incluem falta de governança, falhas operacionais, dificuldades de comunicação e, obviamente, defasagem técnica da equipe. Note que num geral todos os motivos se voltam para razões humanas e tais falhas podem ser evitadas se a liderança e o gerenciamento forem realizados adequadamente e priorizados pela gestão executiva.