Integração do Lean Seis Sigma e Transformação Digital com RPA

A automação de processos com RPA (Robotic Process Automation) trata do uso de robôs desenvolvidos em software que imitam as ações de um usuário humano em um ambiente digital. A finalidade é automatizar processos de negócios altamente repetitivos baseados em regras bem definidas.

De um lado as organizações estão cada vez mais adotando o RPA para automatizar os processos de negócios para reduzir agressivamente os custos e obter eficiência. Os serviços financeiros e as indústrias de varejo assumiram a liderança na adoção da RPA, mas há evidências de crescente tração para a RPA também nos setores de manufatura e saúde. De acordo com a empresa de pesquisa Horses for Sources, o mercado global de RPA cresceu 64% para US$ 200 milhões em 2016 e deverá crescer 70% a 80% em 2018 devido à demanda robusta por essa automação. Contudo, existe uma preocupação em como efetivamente se escolher quais processos serão automatizados, por quanto tempo o RPA deverá ser mantido e qual a a qualidade do processo original, evitando-se o aumento exponencial de defeitos pela repetição robotizada de falhas que não foram corrigidas anteriormente.

Por outro lado as maiores empresas do mercado já possuem métodos e abordagens para mapeamento e melhoria dos processos. Como por exemplo o Lean Seis Sigma que utiliza ferramentas analíticas e estatísticas para entendimento das causas raízes e entendimento das fontes de variação e desperdício em um processo. Uma pesquisa conduzida em 2004 e publicada na Project Management Institute Research Conference mostrou que muitas empresas líderes dos EUA (boa parte delas presente no ranking Fortune 500) obtiveram benefícios líquidos quantificáveis a partir da implementação bem-sucedida de projetos Lean Seis Sigma. Infelizmente uma pesquisa contrastante de 2010, no entanto, sugere que algumas empresas falharam para alcançar os benefícios desejados da implementação do Lean Seis Sigma. Um dos principais gargalos apontados em pesquisa realizada pelo Setec Consulting Group é a limitação de recursos no momento da implantação das ações por, cada vez mais, envolverem soluções que dependem de sistemas e desenvolvimento.

Dessa forma, fica claro que a automatização por RPA sem uma análise prévia de melhoria do processo é tão perigosa como a análise de um processo através de Lean Seis Sigma que fica estacionada no plano de ação por limitações de recursos. Faz todo sentido a integração dos métodos, recursos e times.

Duas abordagens

Primeiramente, cabe entendermos que em um futuro próximo teremos uma série de automações com RPA nas empresas e nem todas serão desenvolvidas e governadas por uma mesma área. Nesse sentido é crucial que as empresas pensem no mapeamento, validação e certificação dessas automações para garantir a qualidade da saída com análise dos resultados que ratificam a manutenção dessa solução em contrapartida a qualquer outro método ou até mesmo um desenvolvimento mais estruturante. É tentador desenvolver soluções-tampão ao longo de todos os sistemas e procrastinar as soluções de integração. Nesse cenário onde o RPA já existe, o Lean Seis Sigma pode estar integrado para avaliação da saída, balanceamento do processo, medição do índice de scrap e posterior melhoria.

Contudo, no modelo desenvolvido e aplicado pelo Setec Consulting Group é ideal que o desenvolvimento da automação com RPA passe anteriormente por um ciclo de melhoria com mapeamento detalhado do processo, identificação das fontes de variação, melhoria das bases de dados, eliminação dos desperdícios para aí sim definirmos o processo candidato à automação.

Características do Processo Candidato do RPA

Nem todo processo é um bom candidato para automação. Estabelecemos em nosso modelo de trabalho que processos que possuem as seguintes características únicas os tornam mais adequados para automação do que outros:

  1. Gargalo: em toda a cadeia de valor, o processo de gargalo é o principal candidato à automação, porque a taxa de transferência do processo de gargalo determina a eficiência da cadeia de valor geral.
  2. Estabilidade: Um processo estável e capaz com baixa variação é um candidato apropriado para automação porque seu comportamento pode ser previsto e, portanto, sua lógica de processamento pode ser projetada e codificada para automação.
  3. Robustez: Um processo robusto no qual todos os modos de falha são conhecidos é um processo candidato apropriado para automação, pois todos os fluxos e comportamentos de exceção podem ser projetados e codificados para automação.

Não por coincidência os três aspectos acima são as três principais saídas de um projeto Lean Seis Sigma: definição de gargalo, avaliação das estabilidade e identificação dos modos de falha.

Identificando os candidatos certos

Os processos de restrição ou gargalo são os principais candidatos ao RPA. As ferramentas de Lean Seis Sigma, como a análise de gargalos, podem identificar os processos candidatos certos dentro da cadeia de valores, identificando restrições.

Melhorando a estabilidade do processo

O Lean Seis Sigma pode melhorar a estabilidade e a capacidade do processo, reduzindo a variação no processo, tornando o processo mais adequado para automação.

Melhorando a robustez do processo

A Análise do Modo de Falha e seus Efeitos (FMEA) pode auxiliar no descobrimento dos mecanismos de falha potenciais do processo e desenvolver planos de mitigação adequados para eles, tornando o processo mais adequado para automação.

Aproximando e Integrando Lean Seis Sigma e RPA

Automatizar um processo quebrado não produz nada mais do que um desperdício e em um ritmo mais rápido. Como especialista em gestão, Peter Drucker disse: “Não há nada tão inútil quanto fazer com eficiência aquilo que não deveria ser feito de jeito nenhum”.

O Lean Seis Sigma melhora o desempenho do processo eliminando sistematicamente os resíduos e reduzindo a variação do processo. Na jornada de automação, o Lean Seis Sigma pode ajudar as organizações a avaliar o processo candidato e tornar o processo mais adequado para automação.

Podemos aproximar as abordagens em uma relação cliente-fornecedor ou ainda, de fato, integrar e conduzir projetos construídos a quatro mãos.

Organizando os recursos

Existem pelo menos duas formas de organizarmos os times para integração entre o Lean Seis Sigma e o RPA:

  1. Os projetos na sua estrutura convencional (recursos não dedicados) entregarem os processos candidatos para automação após a fase Medir (se forem Quickwins) ou Melhorar, junto de um mapeamento detalhado de processos, FMEA e estudo de balanceamento. Nesse modelo, aproximamos as áreas e atuamos com menor velocidade.
  2. Estruturarmos War Rooms dedicados a RPA (ou Squads) integrando o Product Owner, Scrum Master, Time de Desenvolvimento e o Master Black Belt conduzindo o projeto conjuntamente. Nesse modelo, integramos as áreas e atuamos com maior velocidade.

Dessa forma, um processo otimizado e padronizado após um Lean Seis Sigma é um candidato melhor para o RPA. A implantação de Lean Seis Sigma seguida de automação melhora a eficácia e a eficiência do processo e oferece melhor retorno sobre o investimento (ROI) para uma iniciativa de automação.

Não podemos esquecer que a excelência do processo continua sendo relevante nesta era de automação. A otimização ou o redesenho do processo – combinados com o Lean Seis Sigma – devem ser parte integrante de qualquer jornada de automação. É uma condição onde as áreas de Transformação Digital ganham e de Melhoria de Processos também.