Como criar um processo de automação ágil em escala

A implementação da Automação Robótica de Processos (RPA) em qualquer empresa deve seguir os princípios de agilidade e escalabilidade. Isso é importante porque a tecnologia precisa acompanhar o crescimento das organizações e o aumento da complexidade de seus processos. Assim, quando a gestão tem visão estratégica de médio e longo prazo e implementa uma RPA com capacidade de redimensionamento, há uma garantia de que a escalabilidade será fluida e eficiente quando se fizer necessária, bem como promove uma melhoria na governança dos processos. 

Não é incomum encontrar projetos de RPA que, embora tenham sido implementados com sucesso, em pouco tempo precisam ser redesenhados por não atenderem mais as necessidades do crescimento da empresa. Porém, a maior parte desses problemas pode ser evitada se a implementação inicial estiver de acordo com os princípios de automação ágil em escala.   

Para isso, todos os processos internos – principalmente aqueles que forem alvo da RPA – precisam ser muito bem conhecidos e mapeados pelos envolvidos, assim como as estratégias devem ser bem desenhadas. Além disso, é importante que a cultura organizacional valorize a inovação e que a liderança tenha visão de futuro e esteja comprometida com a mudança. 

Veja, a seguir, algumas recomendações para empresas que querem criar um processo de automação ágil em escala.  

Times dedicados 

O primeiro passo é estruturar um time dedicado, que vai tanto criar a estratégia quanto acompanhar e operacionalizar a implementação. Essa equipe deve ser comporta por profissionais de alta capacidade técnica – como desenvolvedores e analistas de Quality Assurance (garantia de qualidade) – e de áreas executivas de desenvolvimento de negócios. Essa composição é importante para aumentar a eficiência do projeto e garantir que todos os passos estejam de acordo com as políticas internas e de governança da empresa. 

Organização dos processos 

De forma simplista, softwares de robô são pequenos “pedaços” de código que interagem com muitos sistemas e interfaces diferentes. Portanto, antes de dar início à implementação da RPA é fundamental que haja uma otimização e padronização dos processos alvo. Com esse substrato organizado, a automação torna-se mais efetiva e há uma menor necessidade de manutenções operacionais ao longo do tempo 

É válido ressaltar que empresas que estruturam seus processos antes de implementar a RPA obtêm um retorno sobre o investimento (ROI) mais positivo e de acordo com as expectativas da alta gestão. 

Manter um Backlog 

Uma automação ágil e com escalabilidade faz uso de softwares e processos altamente complexos, portanto é importante manter um Backlog para que a implementação da RPA seja mais organizada e eficienteQuando o time dedicado mapeia e registra todos os passos e trabalhos a serem realizados, obtém-se uma visão mais ampla e objetiva do processo, sendo mais fácil priorizar tarefas e tomar decisões. Esse tipo de organização garante continuidade e fluidez, bem como otimiza o tempo e os recursos financeiros. 

Sprints planejados e revisões 

Com os processos organizados e o Backlog definido, o próximo passo para obter eficiência máxima na implementação de uma RPA é planejar os sprints – etapas – e as revisões periódicas. Os cronogramas utilizados em outros projetos de tecnologia não se aplicam à automação, que demanda maior agilidade. Assim, definir uma linha do tempo única e sem pausas para eventuais correções gera maior custo e atrasa o projeto. 

Estratégias de RPA precisam de uma prototipagem e desenvolvimento rápidos, e essa falta de conhecimento e planejamento é um dos principais motivos do insucesso da automação em muitas empresas. Quando há sprints periódicos, os problemas são identificados antecipadamente e corrigidos antes de avançar para o próximo nível – que será mais eficiente devido ao aprendizado adquirido com as falhas da etapa anterior. 

Organizações que se preocupam em implementar processos de automação são aquelas que têm uma visão mais ampla e estratégica do mercado e que entendem a importância da tecnologia para obter maior competitividade e valor agregado. Portanto, optar por um projeto escalável é ter a certeza de que a empresa ainda tem muito a crescer e está se preparando para isso – atitude muito bem vista e valorizada pelos acionistas e conselho administrativo.